To do list를 쓰시나요? 거기에는 몇 개의 할일 목록이 적혀있나요? 사람마다 다르겠지만 10개, 20개가 넘는 할일 목록을 만드는 사람들도 있죠. 이번 글에서는 생산성을 높이고, 효율성을 높이는 할일 목록 작성법에 대해 알려드리겠습니다.
할일 목록이 필요한 이유?
할일 목록은 우리의 일상을 조직하고, 시간을 효율적으로 관리하고, 성취감을 느끼는데 도움이 되는 훌륭한 도구입니다. 하지만 할일 목록을 작성할 때는 너무 많은 일을 적지 않는 것이 중요합니다. 왜냐하면, 할일 목록이 너무 길어지면 오히려 스트레스를 유발하고, 집중력을 떨어뜨리고, 업무의 품질을 저하시킬 수 있기 때문입니다.
그렇다면, 할일 목록은 몇 개가 적당할까요? 일반적으로, 하루에 7개 이하의 일을 적는 것이 좋다고 합니다. 이는 인간의 단기 기억력이 7개의 정보를 한 번에 처리할 수 있는 한계를 가지고 있기 때문입니다. 즉, 7개 이상의 일을 적으면, 우리의 뇌는 그것들을 모두 기억하고, 우선순위를 정하고, 실행하기 어려워집니다.
따라서, 할일 목록을 작성할 때는 다음과 같은 방법을 따라보세요.
할일 목록 작성방법
- 할일 목록을 작성하기 전에, 가장 중요하고 급한 일들을 파악하고, 그것들을 7개 이하로 선정하세요.
- 할일 목록에 적은 일들은 구체적이고, 측정 가능하고, 달성 가능하도록 작성하세요. 예를 들어, “오늘 할 일”이라고 적는 것보다는 “오늘 5시까지 보고서 작성하기”라고 적는 것이 좋습니다.
- 할일 목록에 적은 일들은 하루 안에 완료할 수 있는 일들로 제한하세요. 너무 크고 복잡한 일은 작은 단위로 나누어서 적으세요. 예를 들어, “책 쓰기”라고 적는 것보다는 “책의 목차 작성하기”라고 적는 것이 좋습니다.
- 할일 목록을 작성한 후에, 각 일들에 대해 우선순위를 정하고, 순서대로 실행하세요. 가장 중요하고 급한 일부터 처리하고, 그 다음으로 중요하고 급한 일을 처리하세요.
- 할일 목록에 적은 일을 완료하면, 체크하거나 취소선을 긋고, 성취감을 느끼세요.
이는 미국의 철강회사 CEO인 찰스슈왑이 아이비 리에게 받은 생산성을 높이는 컨설팅 내용과 비슷한데요. 찰스 슈왑은 생산성을 높이기 위해 경영컨설턴트인 아이비 리에게 컨설팅을 받았습니다. 그 내용은 이랬죠.
“매일 해야 할 일 6가지를 적으세요. 그리고 1~6위 까지 우선순위를 정하고, 1번째 업무가 끝나기 전까지는 다른 업무는 하지 않는겁니다. 가장 중요한 일부터 시작하고 우선순위에 따라 일을 처리하세요. 4번까지 일을 하다가 하루가 끝났다면, 그 다음날은 4번을 첫번째 우선순위로 두고 다시 우선순위에 따라 일을 하는겁니다.”
이 간단한 조언을 듣고 실천한 찰스 슈왑은 아이비 리에게 25,000달러를 줬다고 합니다. (현 시점 약 5만 달러 가치, 약 6억)
약 5~7개 정도의 할일 목록을 만들어서 우선순위에 따라 행동한다면, 생산성과 효율성이 올라갈겁니다.
